Yksilöllisillä rahtikirjanumeroilla sujuvuutta logistiikkaketjuun

Yksilöllisten rahtikirjanumeroiden käyttö kasvoi alkuvuodesta - nopeampaa ja laajempaa käyttöönottoa odotetaan

Rahtikirjanumerouudistus 2012

Logistiikkayritysten Liitto ry:n tavoitteena on siirtyä kuljetustilaustietojen osalta manuaalisista tiedonsiirtotavoista sähköisten palveluiden käyttäjiksi. Puhelimella, faksilla tai sähköpostilla tehtävistä kuljetustilauksista halutaan luopua kokonaan vuoteen 2013 mennessä. Osana uudistusta on otettu käyttöön yksilölliset (ainutkertaiset) rahtikirjanumerot.

Yksilöllisten rahtikirjanumeroiden käyttö lisääntyi huomattavasti vuodenvaihteessa. Käyttöön siirtyminen on helppoa ja hyödyt ovat selkeät, joten toivottavasti loputkin yritykset siirtyvät niiden käyttöön mahdollisimman pian. Logistiikkayritysten omista järjestelmistä tilatessa yksilölliset rahtikirjanumerot on saatavissa automaattisesti.

Miksi yksilöllinen rahtikirjanumero on tärkeä?

Sähköisessä tiedonsiirrossa ja tietojenkäsittelyssä tietojen ja niiden muodostamien sähköisten dokumenttien yksilöitävyys on edellytys järjestelmän sujuvalle toiminnalle. Rahtikirjoilla voi olla sama numero, jos yritykset määrittävät ne itsenäisesti. Tällöin lähetys löytyy vain lähettäjä- ja vastaanottajatietoja tutkimalla. Esimerkiksi vuoden alussa kuljetusliikkeen terminaalissa voi olla kymmeniä rahtikirjoja joiden numero on 101, 1001 tai 10001 jne. Yksilölliset rahtikirjanumerot selkeyttävät ja nopeuttavat tavaroiden ja tietojen käsittelyä kuljetuksen aikana.

Ainutkertainen rahtikirjanumerointi tarjoaa myös tarvittavat tiedot lähetysten tosiaikaisen seuranta- ja toimitustilannepalvelun toteutukselle esimerkiksi kuljetusyrityksen verkkosivuilla tai tiedon toimitusilmoituksen lähettämiseen kuljetuksen tilaajalle tai muulle sovitulle osapuolelle.

Yksilöllisten rahtikirjanumeroiden hankkiminen on helppoa

Suomessa ainutkertaisia rahtikirjanumeroita on mahdollista saada Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistyksen verkkopalvelusta http://www.rahtikirjanumerot.logy.fi/

Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry on muuttanut rahtikirjanumeropalvelunsa nettipohjaiseksi. Uudistuksella tuetaan tavoitetta koko toimitusketjun sähköistämiseksi. Numeropalvelusta voi tilata ainutkertaisia rahtikirjanumeroita rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi ja antamalla rahtikirjanumeroita tilaavan yrityksen ja yhteyshenkilön yhteystiedot. Numerointia kontrolloitiin aikaisemmin manuaalisesti, mutta uudessa nettipalvelussa hakukone valitsee automaattisesti numerot ja ylläpitää rekisteriä.

Uudessa 12-numeroisessa rahtikirjanumerossa kolme ensimmäistä numeroa on varattu järjestelmän käyttöön ja seuraavat 8 numeroa ovat vaihtuvia. Numerosarjan viimeisenä on tarkistenumero. Se lasketaan samalla periaatteella kuin pankkimaksujen viitenumeroissa. Järjestelmässä luotujen rahtikirjanumeroiden yksilöllisyys perustuu rekisteröityneen käyttäjän Y-tunnukseen.

Myös rahtikirjastandardi päivitettiin loppuvuodesta 2010. Rahtikirjastandardia SFS 5865 voi tilata Suomen standardisoimisliitosta http://sfs.fi tai suoraan SFS:n verkkokaupasta.

Yksilöllisen rahtikirjanumeroinnin hyödyt ja edut

• selkeys ja tiedon oikeellisuus lisääntyy
• mahdollinen selvitystyö nopeutuu
• tietoturva paranee
• helpompi eri hakupalveluissa, ei päällekkäisyyksiä
• suullinen kommunikointi helpottuu (asiakaspalvelu)
• lähetyksen tunnistettavuus paranee
• parantaa omatoimista seurattavuutta
• laskutusepäselvyydet vähenevät
• raportointimahdollisuudet monipuolistuvat
• mahdollistaa yksilöllisemmän palvelun
• laatu paranee
• skannatun kuittauskappaleen saantimahdollisuus nettipalveluiden kautta
• vähentää rahtikirjanumeroiden variaatioiden määrää
• ePOD tiedot trackingin kautta, tietoturva
• nopeampi kommunikaatio ja ongelmien selvittäminen
• parempi laatu omalle asiakkaalle
• rahtilaskun tarkistus helpottuu
• mahdollisuus ennakkotietoon
• vapauttaa fyysisestä rahtikirjasta (tulevaisuudessa)

Lisätietoja:

Toimitusjohtaja
Pekka Aaltonen
Logistiikkayritysten Liitto ry
Puhelinnumero: +358 50 349 2259
Sähköposti: etunimi.sukunimi@logistiikkayritykset.fi